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Nella realizzazione di un grande evento, una corretta progettazione dell’allestimento dello spazio è l’elemento fondamentale per decretarne il successo. Il progetto deve essere realizzato pensando alla location ed ai flussi naturali di movimento, cercando di sfruttarne al meglio le potenzialità.

Gli spazi dell’evento devono essere progettati affinché il risultato sia una scenografia con caratteristiche che nell’aspetto e nella qualità si conformino allo stile che l’ente organizzatore vuole comunicare al pubblico, la scenografia allo stesso tempo deve essere un valido supporto logistico per tutte le attività che si svolgeranno, e per flusso di spettatori nel caso delle grandi manifestazioni come festival di cinema, musica o teatro.

Un passo importante da fare nella pianificazione dell’evento

Dopo quello di scegliere la location più adatta, è quello di sviluppare il nostro progetto di palco,  l’allestimento di un palcoscenico, quindi prendere delle decisioni in merito a look che gli vogliamo dare.
La prima regola da seguire è quella di identificare con chiarezza l’obiettivo della convention/evento quindi a “cosa ci serve” il palco. Deve essere un pensiero libero da ogni altro vincolo di budget, di dimensioni, di fattibilità; dobbiamo pensare esclusivamente all’intento comunicativo, al nostro target.
Il palcoscenico deve essere coerente con i messaggi dell’evento, prima che spettacolare.

Progetto di allestimento di un palcoscenico    

Utilizzo del palcoscenico all’evento

A seguire dobbiamo concentrarci sul come utilizzeremo questo palco, da un punto di vista logistico cioè, cosa dovrà supportare e contenere. Speaker, danzatori, panel di relatori, orchestre… Ognuno di questi “utilizzatori” porta a delle scelte ben precise che dovremo essere bravi a valutare e – spesso – sapientemente mixare.
• Un formatore che deve entrare in empatia con l’audience non deve avere un’altezza troppo “schiacciante” rispetto al suo pubblico, altrimenti la comunicazione bilaterale sarebbe compromessa.
• Una band che deve suonare per coinvolgere il pubblico preferirà un palco più basso rispetto a quella che deve tenere un concerto in cui deve essere “idolatrata”.
• Un amministratore delegato, Ceo o presidente dovrà avere un palco più elevato quasi a sottolineare la sua importanza e il peso del suo intervento.

Gestire gli spazi

Una volta chiariti gli aspetti di cui sopra possiamo iniziare a fare qualche scarabocchio del nostro palco. È una buona idea quella di cominciare dagli ingombri fissi che sapete non potrete eliminare (possono essere podi, sgabelli, tavoli di presidenza…) per valutare poi lo spazio disponibile a personalizzazioni e proposte creative. Cercare un impatto tecnologico importante a tutti i costi in questa fase può risultare dannoso e poco efficace in termini comunicativi, logistici e di budget; a mio avviso in questa fase le parole d’ordine sono pulizia, eleganza e funzionalità. Anche se lo spazio ce lo permette non dobbiamo per forza mettere un ledwall da 1.000 metri quadrati, perché se poi ci dobbiamo proiettare solo delle slide di power point sarebbe probabilmente una scelta discutibile.

Logistica

Identificata quindi l’idea di palco e avendo una prima bozza di come lo vogliamo realizzare, ora dobbiamo concentrarci sulla logistica di costruzione del palco stesso per valutare nel particolare:
– accesso dei mezzi per il trasporto della tecnica
– misure delle rampe di scale e/o dei montacarichi per il trasporto dei bauli dei materiali
– forniture elettriche
– vincoli di legge per l’occupazione delle vie di fuga
– punti di appendimento (se ci sono, quanti sono e soprattutto la loro portanza)
– orari operativi per l’allestimento e il disallestimento
– visibilità del palco rispetto al posizionamento delle sedute dell’audience
– accesso disabili
– dettagli o caratteristiche particolari dettate dalla location o dall’allestimento scelto.
Le risposte a questi quesiti vi aiuteranno a definire con ancor maggiore precisione il vostro progetto di palco e la sua efficacia per la riuscita dell’evento.

Luci e audio sul palcoscenico

Ora possiamo finalmente concentrarci sulle luci che – a differenza dell’impianto audio – si prestano a personalizzazioni più estreme e a una vastissima gamma di opzioni. L’audio deve essere funzionale in base al numero di persone e alla location che abbiamo scelto, certo possiamo “giocare” con qualche particolare trovata tecnologica, ma tendenzialmente il raggio d’azione che abbiamo è piuttosto limitato.

Per le luci invece le opzioni sono davvero innumerevoli e le scelte in quest’ambito potrebbero cambiare completamente l’impatto del vostro evento. Anche in questo caso il mio consiglio è per un look pulitissimo ma efficace, perché un evento di comunicazione non è un concerto rock. Le luci qui si studiano per esaltare quello che avviene sulla scena, non per esaltare il pubblico. L’equilibrio fra spettacolarizzazione e “accozzaglia di luci” è molto delicato. Il light design deve essere coerente con il messaggio valoriale dell’azienda ed in generale – di questi tempi – si tende verso la sobrietà.

Il suono

Il suono è la sensazione acustica che gli esseri viventi dotati del senso dell’udito provano quando il loro organo è colpito da uno stimolo sonoro. Dal punto di vista fisico, il suono consiste nella trasmissione delle vibrazioni generate da un corpo oscillante (sorgente sonora) attraverso un mezzo “elastico”, e nella loro ricezione da parte di un sensore o ricevitore.

Sistemi audio professionali

L’obiettivo di un sistema Audio Professionale è quello di garantire una riproduzione musicale di qualità, anche ad elevati livelli di pressione sonora ed in situazioni acusticamente difficili. Per questo sono indispensabili un’ottima fedeltà timbrica e la corretta restituzione dinamica del segnale.

I sistemi professionali trovano applicazione sia in strutture chiuse che all’aperto, per la sonorizzazione di manifestazioni Per coprire uniformemente con le minori variazioni di timbrica e livello la più vasta area, quindi il maggior numero di spettatori, si utilizzano diffusori a direttività controllata. La scelta di diffusori ad elevata efficienza consente un risparmio effettivo sul numero delle casse acustiche e dei finali di potenza da impiegare.

l’allestimento di un palcoscenico