Sviluppare l’idea
Il punto di partenza. Il concept
Una sintesi di elementi comunicativi fondamentali che accompagneranno l’organizzazione dell’evento. Viene sviluppato nei contenuti, negli obiettivi strategici e operativi.
Nella gestione di un progetto vale la pena ricordare che lo scopo, l’idea, il concetto e le altre aspettative sull’evento devono essere realistici e facilmente misurabili.
Ecco come organizziamo un progetto
Idea e analisi
Ci piace pensare alla creatività come concetto fondamentale, è cosi’ che affrontiamo un nuovo concept. Affrontiamo i nuovi progetti con una impronta teatrale e ci piace rimarcarlo. Poi viene l’approccio tecnico organizzativo che ci consente di pianificare ogni singolo processo per ottenere il massimo da ogni attività. I processi da pianificare partano tutti dalla tipologia di evento, o attività, che delinea il percorso da seguire.
Quando ci si trova di fronte a un nuovo progetto di allestimento per eventi, è importante adottare un approccio che unisca creatività e organizzazione. Da una parte, l’impronta teatrale conferisce un tocco unico e suggestivo all’evento, mentre dall’altra, l’approccio tecnico-organizzativo permette di pianificare ogni singolo processo in modo efficiente e ottimizzare le risorse disponibili.
La prima fase nella progettazione di un allestimento è comprendere la tipologia di evento o attività che si intende realizzare. Questo aspetto è fondamentale in quanto definisce il percorso da seguire e le scelte da effettuare. Ad esempio, un evento teatrale richiederà una scenografia particolare, mentre un concerto avrà esigenze diverse in termini di luci e audio.
Una volta definita la tipologia di evento, è possibile passare alla fase di pianificazione. Questa fase prevede la definizione degli obiettivi, la stesura di un budget dettagliato e l’individuazione delle risorse necessarie. È importante considerare ogni singolo aspetto, come la logistica, la sicurezza, la gestione delle tempistiche e la comunicazione con il pubblico.
Una volta pianificato tutto nei minimi dettagli, è il momento di passare all’organizzazione generale. Questo significa coordinare tutte le attività e le risorse coinvolte, assegnando compiti specifici a ciascun membro del team. La comunicazione e la collaborazione sono fondamentali per garantire il successo dell’allestimento.
Infine, durante l’evento stesso, è importante essere flessibili e pronti a gestire eventuali imprevisti. La capacità di adattarsi alle situazioni e di prendere decisioni rapide può fare la differenza tra un evento ben riuscito e uno che lascia insoddisfatti.
La Gestione
La gestione della pianificazione degli eventi è il processo di sviluppo, manutenzione e comunicazione delle pianificazioni degli eventi per la pianificazione del tempo e delle risorse. Il processo di pianificazione e coordinamento dell’evento è solitamente indicato come pianificazione dell’evento e ciò può includere il budget, la selezione del sito, l’acquisizione dei permessi necessari, il coordinamento del trasporto e del parcheggio, la selezione del cibo e del luogo, l’organizzazione di oratori o animatori, la disposizione degli arredi procurare sicurezza e catering per eventi, coordinamento del personale. Un evento di qualsiasi formato, sia che si tratti di una piccola riunione aziendale o di un grande evento, può essere meravigliosamente riuscito o disastroso. Un risultato disastroso è influenzato da molti fattori: organizzazione inopportuna, mancanza di un luogo adatto, scarsa qualità dei servizi offerti.
LA MONTAGNA DELLA LUCE
Il Festival delle Cave di Marmo a Carrara
Il progetto “Montagna della luce” nasce per rilanciarla la magia delle cave come autentico tesoro, già peraltro famose a livello internazionale, nel Comune di Carrara e per promuovere in una nuova veste la città per un turismo di cultura nazionale.
Avviare un progetto
Ecco alcune aree chiave con cui iniziare. La location, perfetta per il tuo evento. La posizione, l’arredamento e l’atmosfera la dicono lunga sul tuo evento e giocano un ruolo importante.
Definire gli obiettivi dell’evento
Formato e tema
Decidere il budget
Le fasi del primo step
Per organizzare un buon evento vi è bisogno di un’idea di fondo e uno scopo: un evento culturale per rivalutare un dato territorio, una serata karaoke per aumentare l’affluenza in un pub, oppure uno spettacolo in una location culturale per raccogliere fondi e ristrutturare beni pubblici. L’idea deve poi essere valutata, rielaborata, e pensata nei minimi dettagli. È così che nasce il progetto da cui si svilupperà tutto l’evento.
Con il progetto alla mano si possono programmare le varie fasi, per cominciare a sviluppare l’evento. Non dimenticare di stabilire un budget massimo da destinare all’organizzazione, e definire quali sono le risorse necessarie che mancano affinché si sviluppi l’evento, e quali sono le riscorse che si hanno a disposizione.
Ogni evento ha bisogno della sua location. Questa, però, deve essere adatta e funzionale all’evento.
La location va scelta non solo in base alla sua bellezza o alla sua suggestività, ma anche al periodo dell’anno in cui si svolgerà l’evento, in base alla sua grandezza, e in base al tipo di struttura. Anche i costi sono una caratteristica da tenere in considerazione, in quanto buona parte del budget dovrà essere destinato anche a ospiti e referenti, tecnologie, arredo ed eventuali strutture da allestire.
La location, inoltre, deve essere in linea con la logica dell’evento.
Dopo aver scelto la location, è necessario stendere un progetto esecutivo.
Per progetto esecutivo si intende una bozza di come sarà l’evento, attraverso un disegno e descrizioni precise. All’interno di questo si stabiliscono quali sono i lavori da realizzare, quali sono le tecnologie necessarie e dove andranno installate, come verrà posizionato l’arredo, e quali sono i costi relativi a tale progetto.
Il progetto esecutivo deve essere preparato in modo tale che ogni elemento sia identificabile, ed eventualmente modificabile.
Con il progetto esecutivo alla mano si può dunque procedere con l’analisi dei costi. A quanto ammontava il budget stabilito nella prima fase di programmazione? Nel frattempo sono entrate nuove risorse? A quanto ammontano i costi?
L’organizzatore deve rispondere a queste domande e valutare se il budget riesce a coprire interamente i costi. È sempre bene mantenere un piccolo margine nel budget per coprire eventuali spese impreviste.
Qualora i costi dovessero superare il budget iniziale è necessario rivedere l’intero progetto, tornando alla fase precedente, o eventualmente, se non si dovesse trovare una soluzione tramite la riorganizzazione del progetto esecutivo, ripartire da una nuova idea simile o completamente diversa da quella iniziale.
Se i costi sono completamente coperti dal budget iniziale, allora si può procedere con la pianificazione.
Pianificare significa incominciare a coordinare il progetto, ed entrare nell’organizzazione vera e propria. In questa fase si stabiliscono i ruoli dei partecipanti al progetto, e si cominciano a definire i primi dettagli. È importante nominare un responsabile di progetto, che coordinerà il team.
Dopo aver rivisto ciò che è stato fatto nelle fasi precedenti, si stabilisce ciò che deve ancora essere fatto e da chi, si stabiliscono le scadenze, e si individuano eventuali criticità. Infine, si prevedono eventuali problemi, e si propone un modo per correggerli, così da non incorrere in errori costosi che potrebbero far fallire l’intera organizzazione.
Con la produzione del progetto si completa la prima fase di organizzazione. A questo punto devono essere portati a termine i punti stabiliti durante la pianificazione. In questa fase, il responsabile di progetto comunicherà con il team tenendolo aggiornato sullo stato di avanzamento dei lavori, interverrà in caso di problemi, e coordinerà le varie fasi del lavoro assicurandosi che ne siano rispettate le scadenze.
Quando tutto sarà pronto si potrà procedere con la seconda fase organizzativa, che prevede l’allestimento, la preparazione della scenografia, e la disposizione delle varie tecnologie.
Le fasi successive
ALLESTIMENTO
Tutto il contenitore diventa una messa in scena e l’allestimento è l’intera sceneggiatura dello spettacolo. Elemento fondamentale per decretarne il successo.
SCENOGRAFIA
Una parte fondante del messaggio, che uno spettacolo desidera comunicare guardare oltre le barriere, immaginando cose che possano emozionare
SOLUZIONI TECNICHE
Ogni dettaglio, dalle luci al video e l’arredo contengono quella parte del progetto necessaria per arrivare allo scopo finale, intrattenere e far sognare l’ospite.
Ecco qualche esempio
