Eventi, Notizie, Tecnologie

Grazie alla tecnologia e a internet è possibile superare uno dei limiti da sempre considerati tra i più rilevanti per attrarre utenti agli eventi: la distanza. Ti è mai successo di desiderare partecipare a un evento e hai dovuto rinunciare perché troppo lontano? Raggiungere una determinata città significa infatti dover allontanarsi dal lavoro e investire in viaggio e alloggio. Cosa che non tutti possono permettersi.

Proprio per aiutare le persone a risolvere questo tipo di problema molte aziende scelgono di pianificare un evento online. In questa guida ti spieghiamo come fare e quali sono i passi più importanti da seguire anche per non commettere errori.

Trova la giusta piattaforma

Come prima cosa hai bisogno di trovare la giusta piattaforma per il tipo di evento che vuoi portare avanti.

Ne esistono davvero tante e tutto sta nell’aver chiaro tutti i dettagli dell’evento. Per esempio, il numero di persone che prevedi parteciperanno, quanto vuoi spendere, quanto durerà l’evento etc.

Alcune piattaforme per esempio possono essere molto affidabili però un po’ più macchinose e richiedono un periodo per prendere un po’ di dimestichezza.  Altre sono semplicissime da usare e più economiche, però hanno una stabilità inferiore.

Definisci il tuo pubblico

Come quando devi organizzare un qualsiasi evento dal vivo, anche in quelli online devi come prima cosa aver ben chiaro chi è il tuo pubblico. A chi ti stai rivolgendo? Ovviamente a qualcuno che è interessato a ciò che hai da dire, però questo non basta.

Per definire il pubblico hai bisogno di fare una buona analisi del mercato, sapere quali sono i loro gusti e interessi. Devi entrare nella loro mente, capire cosa e come lo vogliono. La definizione del pubblico non serve solo a capire con chi parli, ma anche come arrivare a loro per fargli sapere dell’evento che hai organizzato online.

Definisci gli obiettivi

Ogni evento deve avere degli obiettivi ben chiari da raggiungere. Solo così sai esattamente cosa comunicare alle persone e lo puoi fare nel modo più chiaro possibile. Se il corso dell’evento per esempio è vendere un prodotto, c’è da capire quali sono gli obiettivi specifici da raggiungere. Vuoi usare il webinar per far iscrivere persone alla tua newletter? Vuoi fare una serie di eventi per portare le persone alla fine ad acquistare qualcosa? Solo quando sai perfettamente cosa vuoi raggiungere puoi strutturare l’evento in modo sensato.

Crea uno schema di come strutturare il programma

Tanto negli eventi online quanto in quelli in presenza hai bisogno di strutturare bene i lavori. Evita di fare alcuni errori quali per esempio pensare di poter improvvisare tutto il tempo. Nonostante non devi aver un copione da seguire, hai pur sempre bisogno di una scaletta di argomenti che devi trattare. Riassumi i concetti più importanti, decidi cosa devi assolutamente dire e cosa invece eventualmente può essere tralasciato.

Scegli i relatori o i docenti

La scelta dei relatori e dei docenti è importantissima. Difficilmente infatti questo genere di incontri, per quanto virtuali, possono essere tenuti da un’unica persona. Ricordati che ogni argomento trattato deve essere esposto da una persona perfettamente capace, in grado di padroneggiare bene il tema e non solo spiegarlo, ma saper dare anche le giuste risposte alle persone.

Creare i testi per la presentazione dell’evento

Hai assolutamente bisogno di promuovere il tuo evento. Più persone possibili devono sapere quando sarà, quali temi toccherà ed eventualmente, se è a pagamento, quali sono i costi che devono sostenere. I testi che pubblicherai sulle varie piattaforme perciò, oltre a essere di effetto e di buona qualità, devono contenere tutte le informazioni più importanti. In linea generale sono:

• Il giorno e l’ora
• Le eventuali informazioni per pagare
• Su quale portale si terrà l’evento e qual è il link di accesso
• Quali sono gli argomenti trattati
• Chi sono i docenti

Non necessariamente tutte le informazioni devono essere condivise in contemporanea oppure su tutte le piattaforme. Quando inizi a pianificare un evento online puoi decidere di spiegare velocemente di cosa si tratta e quando si terrà su Facebook, per poi dare informazioni sui pagamenti e il link di accesso solo quando gli utenti si sono iscritti alla newsletter.

Il sito internet dedicato all’evento può invece essere utilizzato per dare tutti i dettagli aggiuntivi, come una scaletta specifica dei temi trattati, spiegare chi sono i docenti e di cosa si occupano.

Come promuovere un evento online

Ovviamente per promuovere un evento online il nostro suggerimento è investire buona parte del tuo budget nella pubblicità online. Investi nella tua mailing list, nei social network dove sai di poter trovare i clienti interessati, pubblicizzalo sul tuo blog, affidati a un Digital PR affinché possa spargere la voce e cercare blogger e influencer che possono parlare del tuo evento. Infine c’è la pubblicità che può sempre farti ottenere interessanti risultati.

Gestisci anche un canale di comunicazione alternativo che serve a te, i moderatori e i relatori per comunicare dietro le quinte in caso di eventuali problemi tecnici o di gestione dell’evento stesso. Può essere Skype, Telegram o un qualsiasi altro canale a vostra scelta.

Scegli bene il format

Indispensabile scegliere il format, influenzato dall’argomento, dalla disponibilità dei docenti e da come in generale vuoi impostare il tuo evento online. Preferisci registrarlo? Un evento può non essere in diretta, ma registrato. Questo è comodo soprattutto per gli eventi molto grandi, dove collaborano più docenti. In questo caso contratta anche una persona capace dopo di montare il video.

Molti oggi come oggi prediligono la diretta perché in questo modo possono interagire direttamente con il pubblico, rispondere alle domande e risolvere i dubbi.

Conclusioni

Come puoi vedere bene, pianificare un evento online non richiede meno tempo di pianificarne uno offline. Nonostante alcune cose sono semplificare, non puoi dimenticarti di realizzare una strategia, inquadrare il pubblico, impostare gli obiettivi, pubblicizzarlo, cercare docenti, creare un programma vasto relativo agli argomenti da trattare, scegliere le date e la piattaforma.

Il nostro suggerimento è di partire con tutto questo già con un largo anticipo. In questo modo non ti trovi a fare tutto all’ultimo minuto, con il rischio di non essere pronto ad affrontare il tuo evento online.

Quali sono le soluzioni di realtà virtuale?

A volte può essere difficile sapere come impostare una produzione dal vivo. Sai cosa vuoi ma non sei sicuro di come farlo! Abbiamo incluso alcuni esempi di seguito su come utilizzare le applicazioni nella tua situazione.

CHIESE

Trasmetti in streaming il tuo servizio a tutti!
Trasmettendo in streaming il tuo servizio, consenti a coloro che non possono partecipare di visualizzare il servizio nella sua interezza. Le persone potrebbero non essere in grado di uscire di casa o essere assenti, quindi lo streaming del servizio consente loro di guardare in tempo reale. La maggior parte dei provider di streaming offrirà anche un servizio di archiviazione che ti consentirà di visualizzare lo streaming in un secondo momento.

FORMAZIONE SCOLASTICA

Che si tratti di registrare lezioni o aule, cerimonie di laurea o insegnare la produzione di video dal vivo, vMix è un’ottima soluzione per gli istituti di istruzione. Trasmetti in diretta la tua classe, per le scuole e le università che offrono l’apprendimento fuori dal campus, lo streaming delle lezioni è molto importante.

EVENTI

Stupisci il tuo pubblico con un’incredibile produzione dal vivo distribuita su grandi schermi e monitor esterni! ti consentirà di coinvolgere davvero il tuo pubblico dal vivo aggiungendo feed della telecamera, titoli, film e audio e offrendo loro un’esperienza memorabile! L’aggiunta di Social ti aiuterà a interagire dal vivo con il tuo pubblico in quanto puoi mostrare tweet live ai partecipanti. Questo è ottimo per eventi come lauree. Registra il tuo evento

SPETTACOLI E PODCAST

Produci, registra e trasmetti in streaming programmi giornalieri, mensili o settimanali a un pubblico mondiale!
Per trasmettere in streaming il tuo spettacolo in tutto il mondo. Creare il tuo spettacolo in live streaming non è mai stato così facile! È semplice come avere una webcam e una connessione Internet e puoi trasmettere te stesso in streaming al mondo intero.
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INCONTRI E PRESENTAZIONI

Crea un’ottima presentazione aziendale
E’ un ottimo strumento per la produzione di presentazioni aziendali professionali. Poiché vMix ti consente di aggiungere un gran numero di fonti diverse, puoi creare una presentazione straordinaria che include tutto ciò di cui hai bisogno per visualizzare. Puoi visualizzare i tuoi video aziendali, immagini, diapositive PowerPoint, audio in modo chiaro ed efficace. Si adatta a te, quindi è perfetto per le riunioni del consiglio di amministrazione e per eventi aziendali più grandi.
Registra la tua riunione o presentazione per l’archiviazione

GIOCO

Produci fantastici live streaming dei tuoi eventi di gioco. Trasmetti in diretta tutte le tue azioni
I live streaming sono il modo più comune per le persone di connettersi con gli eSport o il tuo streaming di gioco. Puoi trasmettere in streaming la tua sessione di gioco sul tuo canale in pochissimo tempo con una qualità eccezionale! Crea una grande produzione di eSport dal vivo