E' con il cliente che ci piace iniziare questa attività. Non siamo un'agenzia ma un'organizzazione che pianifica e ottimizza tutte le attività legate alla produzione di un evento.
Che sia una mostra, un festival oppure una convention abbiamo tutte le competenze per affiancarvi nel trovare tutte le soluzioni adatte alle vostre esigenze. Vi affianchiamo con la consulenza fino alla realizzazione esecutiva, gestendo tutto il progetto.
Il metodo
Seguiamo una logica schematica dove è necessario e lo siamo meno, quindi più liberi e aperti, quando le esigenze artistiche ne hanno bisogno. Nel nostro lavoro non condizioniamo le scelte artistiche con le soluzioni tecniche ma cerchiamo di sostenere l’artista e le sue scelte per risolvere le problematiche che solitamente vanno in conflitto con le esigenze tecniche. L’esperienza ci insegna che tutto è possibile realizzare, ci vuole solo metodo, impegno e competenza per arrivare al risultato.
Le fasi o processi, di cui ci occupiamo, le gestiamo in modo diretto e indiretto o meglio quelle dirette sono quelle attività che svolgiamo internamente e quelle indirette che realizziamo in outsourcing con i nostri partner.
Si parte da un’idea, che man mano si sviluppa prima in bozza, e poi in un vero e proprio progetto. Solo a questo punto, si può partire con la programmazione, e con le successive fasi quali la ricerca della location, l’esecuzione del progetto, l’analisi dei costi, la pianificazione e la produzione dell’evento.
Idea e programmazione
Per organizzare un buon evento vi è bisogno di un’idea di fondo e uno scopo: un evento culturale per rivalutare un dato territorio, una serata karaoke per aumentare l’affluenza in un pub, oppure uno spettacolo in una location culturale per raccogliere fondi e ristrutturare beni pubblici. L’idea deve poi essere valutata, rielaborata, e pensata nei minimi dettagli. È così che nasce il progetto da cui si svilupperà tutto l’evento. Con il progetto alla mano si possono programmare le varie fasi, per cominciare a sviluppare l’evento. Non dimenticare di stabilire un budget massimo da destinare all’organizzazione, e definire quali sono le risorse necessarie che mancano affinché si sviluppi l’evento, e quali sono le riscorse che si hanno a disposizione.Ricerca Location
Ogni evento ha bisogno della sua location. Questa, però, deve essere adatta e funzionale all’evento. La location va scelta non solo in base alla sua bellezza o alla sua suggestività, ma anche al periodo dell’anno in cui si svolgerà l’evento, in base alla sua grandezza, e in base al tipo di struttura. Anche i costi sono una caratteristica da tenere in considerazione, in quanto buona parte del budget dovrà essere destinato anche a ospiti e referenti, tecnologie, arredo ed eventuali strutture da allestire. La location, inoltre, deve essere in linea con la logica dell’evento.Progetto esecutivo
Dopo aver scelto la location, è necessario stendere un progetto esecutivo. Per progetto esecutivo si intende una bozza di come sarà l’evento, attraverso un disegno e descrizioni precise. All’interno di questo si stabiliscono quali sono i lavori da realizzare, quali sono le tecnologie necessarie e dove andranno installate, come verrà posizionato l’arredo, e quali sono i costi relativi a tale progetto. Il progetto esecutivo deve essere preparato in modo tale che ogni elemento sia identificabile, ed eventualmente modificabile.La struttura organizzativa
L’organizzazione è formata da un gruppo di persone che lavorerà insieme in grado di generare meccanismi di funzionamento più rapidi ed efficienti, ad esempio: di tipo Artistico, Produzione, Tecnico e Servizi, in questo modo abbiamo il controllo dettagliato di tutte le attività.
Nello specifico il settore “Artistico” relativo alle attività ideative e creative, formato da coloro che partecipano alla definizione dei contenuti;
La “Produzione” relativo alla parte organizzativa dell’evento.
Il settore “Tecnico” formato da un direttore tecnico che gestisce i lavori e da collaboratori specifici dei diversi ambiti luce, suono, video e tutto quello necessario alla realizzazione.
I “Servizi” formato da coloro che svolgono le mansioni dei servizi operativi tipo addetti alla sicurezza e alle emergenze, prima accoglienza ecc.
Ogni singolo dettaglio e servizio deve essere pensato e coordinato nel giusto modo perchè controllare e gestire ogni singolo ambito non è semplice, ogni evento ha insita in sé una certa percentuale di rischio, tali da generare maggiori probabilità di insuccesso, le cause possono essere ad esempio la scelta della location, il periodo, il clima, le problematiche logistiche.
Analisi dei costi
Con il progetto esecutivo alla mano si può dunque procedere con l’analisi dei costi. A quanto ammontava il budget stabilito nella prima fase di programmazione? Nel frattempo sono entrate nuove risorse? A quanto ammontano i costi? L’organizzatore deve rispondere a queste domande e valutare se il budget riesce a coprire interamente i costi. È sempre bene mantenere un piccolo margine nel budget per coprire eventuali spese impreviste. Qualora i costi dovessero superare il budget iniziale è necessario rivedere l’intero progetto, tornando alla fase precedente, o eventualmente, se non si dovesse trovare una soluzione tramite la riorganizzazione del progetto esecutivo, ripartire da una nuova idea simile o completamente diversa da quella iniziale.Pianificazione
Se i costi sono completamente coperti dal budget iniziale, allora si può procedere con la pianificazione. Pianificare significa incominciare a coordinare il progetto, ed entrare nell’organizzazione vera e propria. In questa fase si stabiliscono i ruoli dei partecipanti al progetto, e si cominciano a definire i primi dettagli. È importante nominare un responsabile di progetto, che coordinerà il team. Dopo aver rivisto ciò che è stato fatto nelle fasi precedenti, si stabilisce ciò che deve ancora essere fatto e da chi, si stabiliscono le scadenze, e si individuano eventuali criticità. Infine, si prevedono eventuali problemi, e si propone un modo per correggerli, così da non incorrere in errori costosi che potrebbero far fallire l’intera organizzazione.Produzione
Con la produzione del progetto si completa la prima fase di organizzazione. A questo punto devono essere portati a termine i punti stabiliti durante la pianificazione. In questa fase, il responsabile di progetto comunicherà con il team tenendolo aggiornato sullo stato di avanzamento dei lavori, interverrà in caso di problemi, e coordinerà le varie fasi del lavoro assicurandosi che ne siano rispettate le scadenze. Quando tutto sarà pronto si potrà procedere con la seconda fase organizzativa, che prevede l’allestimento, la preparazione della scenografia, e la disposizione delle varie tecnologie.Il completamento
La creazione del piano generale dell’evento ti consentirà di garantire che ogni aspetto rimanga in linea, oltre a semplificare il coordinamento generale dell’evento.
A questo punto, dopo aver completato tutti i passi della prima fase, si può passare con la seconda fase, che prevede anche l’allestimento del progetto vero e proprio, e con quelle successive, ovvero la promozione e lo svolgimento dello stesso.
Organizzazione Eventi: Da un’Idea Confusa a una Serata che Funziona
Ogni evento parte da una telefonata. Qualcuno ci chiama e dice: “Vorremmo fare una cosa.” A volte la cosa è un congresso per trecento persone. A volte è uno spettacolo in piazza per un comune che vuole rilanciare le feste patronali. A volte è il lancio di un prodotto in un capannone industriale. L’idea è quasi sempre vaga. Il nostro lavoro di organizzazione eventi comincia proprio lì: prendere quel “vorremmo fare una cosa” e trasformarlo in un progetto con date, costi, fornitori, permessi e un piano B per quando piove.
Come Organizzare un Evento: Le Fasi Che Nessuno Racconta
Quando la gente cerca online come organizzare un evento, trova liste ordinate: definisci l’obiettivo, scegli la location, stabilisci il budget. Tutto corretto, ma nella pratica le cose si sovrappongono, si contraddicono e cambiano in corsa. Il budget evento che avevi stimato a marzo è già saltato ad aprile perché la location per eventi che avevi scelto ha alzato i prezzi. L’artista confermato si è dato malato a tre giorni dall’evento. Il comune non ha ancora rilasciato l’autorizzazione per il suolo pubblico.
La pianificazione eventi vera è gestire questo caos. Non si tratta solo di fare un cronoprogramma (quello lo sa fare chiunque con un foglio Excel). Si tratta di sapere quali problemi arriveranno e avere già pensato a come risolverli. Dopo quindici anni di eventi, noi di Limitless abbiamo smesso di sorprenderci. Ci siamo abituati a lavorare con margini stretti e variabili che cambiano ogni settimana.
Il Progetto: Da Dove Si Parte Davvero
La prima cosa che facciamo quando un cliente ci contatta non è chiedergli il budget. È chiedergli perché. Perché vuoi fare questo evento? A chi parla? Cosa deve succedere dopo? Un evento culturale per rivalutare un territorio ha bisogno di un approccio completamente diverso da un evento aziendale per fidelizzare i dipendenti, e organizzare un evento aziendale richiede una sensibilità diversa rispetto a un festival musicale.
Una volta chiaro il perché, costruiamo il progetto. Definiamo i ruoli: chi è il responsabile di progetto, chi si occupa della produzione tecnica, chi gestisce la comunicazione, chi coordina la logistica sul posto. Prepariamo un documento operativo con scadenze, responsabilità e budget dettagliato per voce di spesa. Non un documento generico. Un piano che dice esattamente chi fa cosa, entro quando, con quali risorse.
Location, Budget e Regia Tecnica
La scelta della location per eventi è una scienza a sé. Non basta che sia bella. Deve essere raggiungibile, avere gli allacci elettrici sufficienti, rispettare le normative di sicurezza, avere spazi di servizio per catering e backstage. Una chiesa sconsacrata può sembrare perfetta per una mostra, ma se non ha un carico elettrico adeguato per l’impianto luci, diventa un problema. Noi facciamo sempre un sopralluogo tecnico prima di confermare qualsiasi sede.
Sul budget evento siamo diretti: diciamo subito al cliente cosa è realistico e cosa no. È inutile progettare uno spettacolo da ottanta proiettori se il budget ne copre cinque. Preferiamo lavorare bene con risorse oneste che promettere cose che poi non possiamo mantenere. Ogni progetto ha un margine del 10-15% per imprevisti, e in quindici anni non c’è stato un solo evento in cui quel margine non sia servito.
La regia tecnica eventi è il cuore di quello che facciamo. Coordinare luci, audio, video, scenografia e tempi di scena in modo che tutto funzioni insieme, senza ritardi, senza buchi neri. Per noi la regia non è un servizio aggiuntivo, è il servizio. È quello che separa un evento che “è andato bene” da uno che il pubblico si ricorda.
Perché un’Agenzia e Non il Fai Da Te
Chi cerca un’agenzia organizzazione eventi di solito ha già provato a fare da solo e ha capito che costa di più, in tempo e in errori. Organizzare evento aziendale internamente sembra la scelta logica finché non ti trovi a gestire contemporaneamente il catering, il fonico che non risponde, e il direttore commerciale che vuole cambiare la scaletta il giorno prima. Noi non vendiamo pacchetti preconfezionati. Ogni progetto è costruito sulle esigenze specifiche di quel cliente, di quella location, di quel pubblico. Lavoriamo a Napoli e in tutta Italia. Se hai un evento in testa, anche solo un’idea vaga, chiamaci. Le idee vaghe sono il nostro punto di partenza preferito.
