Organizzare eventi di moda

Se conoscete il marchio Limitless saprete bene che abbiamo – e siamo orgogliosi di poterlo dire – collaborato con marchi come Louis Vuitton e Max Mara per la realizzazione di party esclusivi e di galà d’inaugurazione. Ma cosa si cela dietro la realizzazione di questi meravigliosi eventi?
Oggi vogliamo portarvi dietro le quinte e farvi scoprire come gli organizzatori di eventi, e noi di Limitless nello specifico, lavoriamo.

Briefing – Ascoltare il cliente

Quando ci viene assegnato un progetto, la prima cosa che dobbiamo fare è un brief col cliente.
Si tratta di un incontro semi conoscitivo, dove il cliente proporrà le sue idee sul progetto o darà semplicemente il suo budget e da lì il team organizzativo dovrà occuparsi di cercare la location idonea o valutare la disponibilità di quella segnalata dal cliente. In seguito si proporranno delle idee o bozzetti che il cliente dovrà valutare e ritenere idonei.
E’ in questo momento che si sviluppano le idee. Si creano dei bozzetti – mentali e fisici – e si può dare spazio alla creatività. E’ il momento in cui l’idea esprime se stessa con i suoi primi vagiti. Solo un’idea neonata, ma da quella creeremo una struttura perché possa diventare il grande evento che sarà alla fine.

Sopralluogo della Location e progettazione delle idee

Per gli eventi di Max Mara e Louis Vuitton furono scelte le location del Museo Archeologico di Napoli e il Salone Margherita nella Galleria Umberto I a Napoli.
Ovviamente, non appena fummo certi della disponibilità della location, andammo a fare delle foto e un sopralluogo della location stessa.
In questo momento della costruzione dell’evento è importante riuscire a figurare realisticamente parlando ciò che prima avevamo solo abbozzato.
Può capitare infatti che un’idea magnifica si riveli impraticabile per motivi logistici o tecnici nella location prescelta.
In questo caso bisognerà rimettere mano al progetto e adeguare il messaggio alla location.
In cosa consiste il sopralluogo?
Si effettuano delle foto della location prima dell’intervento degli organizzatori, si studiano gli spazi, si fanno dei bozzetti sulle foto stesse e si inizia a far muovere i primi passi a quello che fino a poco fa era solo un progetto neonato, troppo acerbo per poter camminare.

Comunicare con la stampa: far conoscere l’evento

Chi organizza gli eventi, non si limita solo al lato artistico o più pragmatico dell’evento, anche se è la parte più emozionante e creativa dell’intero processo lavorativo.
Difatti, saranno gli organizzatori degli eventi ad occuparsi dei comunicati stampa e di far diffondere la notizia dell’evento imminente, oppure di appaltare il lavoro a qualche media specializzato come radio, tv, testate giornalistiche etc…
Qui di seguito, vi proponiamo il comunicato stampa per l’evento più alla moda avvenuto a Napoli nel 2007.
Ovvero il party esclusivo richiesto da Louis Vuitton!
Ogni comunicato standard segue delle regole base, perciò se siete curiosi di sapere come si redige un comunicato stampa, questo di esempio può essere fonte di ispirazione.

Evento LOUIS VUITTON
Napoli, Salone Margherita
12 settembre 2007-09-14

La Louis Vuitton, in occasione dell’inaugurazione dei nuovi locali del negozio VUITTON a Napoli, offrirà un party esclusivo alla propria clientela. Il party si svolgerà negli splendidi spazi, restaurati per l’occasione, delle navate del Salone Margherita, nella Galleria Umberto a Napoli.

Gli enormi spazi del Salone Margherita saranno resi fruibili con un attentissimo lavoro di recupero ed adattamento, mentre un imponente impianto tecnologico consentirà al progettista di esaltare l’ambiente con un sapiente uso dell’illuminazione, che evidenzierà la qualità architettonica dello spazio e lo arrederà e renderà gradevole ed accogliente con il solo utilizzo della luce e del suo colore.

Marco Osanna e Javier Buenavista, Javier , i due più importanti diskjockey in Italia e Spagna si alterneranno sulle proprie console, mentre il campione del mondo di Biliardo offrirà la propria abilità all’ammirazione degli ospiti che potranno avere l’ambizione di sfidarlo mentre un prestigiatore strabilierà con trucchi e giochi.

Il Direttore Generale della Louis Vuitton Italia, Benoit de Crane d’Heysselaer, accoglierà gli ospiti, fra i quali si potranno contare rappresentanti del mondo politico, della cultura, dello spettacolo e dell’arte.

Il curatore dell’evento è Marcello Morena della Milestone Production

Il progetto di allestimento è stato progettato e realizzato da Marco Luongo con le società Limitless e Lumaeventi

Ma vediamo ora quali documenti non possono proprio mancare in un progetto di organizzazione di un evento che si rispetti e possa definirsi tale.

Dettagli tecnici: quali documenti conviene avere

Abbiamo già parlato dei molteplici documenti che riguardano il bozzetto e il lato creativo, ovvero quelli sulla gestione del progetto a lato visivo.
Ma un progetto è molto di più.
Tutto il compartimento luci, video, audio etc dovrà essere messo su carta e ideato insieme alla parte più “creativa”.
Molti organizzatori di eventi sottovalutano l’importanza di un buon reparto luci, queste però sono fondamentali poiché possono completamente stravolgere un’atmosfera, rendendola calda, sensuale, divertente, informale, cupa o spaventosa.
Proprio per questo sarà importante redigere una scheda tecnica dove si metterà su carta quante luci saranno necessarie, di che tipologia e oltre a ciò tutto ciò che comporta il reparto video e anche audio per avere una visione globale.

Ad esempio, per l’evento di Louis Vuitton nella nostra scheda tecnica mettemmo scritte le due console per i dj, insieme al mixer e al monitor postazione DJ.
In un’altra scheda tecnica, per un altro evento dove magari fossero state necessarie delle macchine del fumo, sarebbe stato importante tenerne conto a livello scritto.
Queste possono sembrare banalità scontate, ma quando si lavora in team o più marchi collaborano per la realizzazione di un evento è importante mettere tutto per iscritto, per non ritrovarsi il giorno dell’evento senza una console per il più importante dj europeo. O senza un tavolo da biliardo ma con il campione mondiale pronto a sfidare gli ospiti.

Conclusioni

Per noi di Limitless è stato un onore poter collaborare con grandi brand della moda.
E’ stato emozionante poter gestire la promozione esclusiva del nuovo profumo di Max Mara e vedere personaggi del mondo glamour – ma anche persone importanti nell’editoria e appartenenti alla testata di Cosmopolitan con cui Max Mara collabora – divertirsi e complimentarsi per un evento da noi organizzato.
Se volete vedere la galleria foto degli eventi vi consigliamo di andare a leggere gli articoli specifici in merito, se invece volete buttarvi anche voi nel mondo dell’organizzazione di eventi – soprattutto di moda – vi dico che avete molto da sudare ma che ogni evento sarà una soddisfazione unica di cui andrete fieri per sempre.

Diteci la vostra: avevate già sentito parlare di questi eventi?