Eventi

Tutta l’Italia sta riscoprendo il piacere di partecipare ad eventi di ogni genere: mostre, concerti, fiere, spettacoli ed anche eventi di tipo aziendale.

Infatti, in questo periodo storico speciale, per le aziende è diventata ancor più centrale la necessità di una comunicazione efficace e di una strategia che vada a far crescere la notorietà e la buona reputazione del marchio.

Oggi più che mai gli eventi sono diventati indispensabili per la vita aziendale visti e considerati i grandi cambiamenti che sono in atto a tutte le latitudini che stanno trasformando il modo di fare impresa.

La velocità vorticosa con cui le dinamiche del mercato si spostano, fa sì che ci sia il bisogno di avvicinare il proprio brand alla clientela, ai fornitori, ai collaboratori… Un modo per ritrovare, per espandere e per solidificare le relazioni.

I passaggi più delicati

E’ inutile nascondere che dopo il lockdown c’è la necessità di reinventarsi per tutte le aziende italiane. Ma in fondo si tratta di un momento di trasformazione, l’ultimo passaggio di una catena di eventi.

La digitalizzazione delle nostre vite ha infatti portato a cambiamenti repentini nel nostro modo di approcciare la quotidianità ed anche il mondo degli affari.

Le aziende di oggi si muovono attraverso strumenti e strategie completamente differenti rispetto a quelle che avevano a disposizione solo 20 anni fa.

Parole e sigle come brand awareness, content marketing, social network, ATL, BTL, SEO, Web Marketing, Social Reputation, Corporate Identity, B2B, B2C, C2C… da pochi anni dominano la vita aziendale, ma fino a dieci anni fa non erano contemplate nel lessico dei vari settori produttivi.

L’e-commerce è diventato in pochissimo tempo un’esigenza per le aziende ed un’abitudine molto diffusa tra gli utenti. Anche questo fattore ha cambiato di molto le richieste dei clienti e le strutture aziendali si sono dovute adeguare rapidamente.

Il lockdown è stato dunque un apice, o meglio, un punto di accelerazione di un processo già in corso da anni. Ma se da un lato, la chiusura forzata ha portato ad un incremento della digitalizzazione e della smaterializzazione, dall’altro si è assistito ad una piacevole riscoperta anche per le aziende: i valori umani.

L’importanza degli eventi per un’azienda

La rarefazione degli incontri tra persone ha dato maggiore importanza agli stessi: ad oggi si dà maggior rilevanza alle occasioni di incontro.

Per le aziende sono infatti diventati fondamentali gli eventi: meeting, corsi di aggiornamento, presentazione dei prodotti, vernissage, aperture al pubblico, mostre, convention, dibattiti e altro.

Ogni occasione si rivela ideale in questo momento per incontrare quelli che sono i protagonisti della vita aziendale: partner, colleghi, clienti, investitori…

Un evento aziendale ben organizzato, o meglio ancora una serie di eventi ben concepiti, può davvero trasformare totalmente la percezione del marchio, fidelizzare clienti e investitori e saldare le relazioni tra i dipendenti.

La condivisione delle emozioni è fondamentale per l’essere umano, e la partecipazione ad un evento consiste proprio in questo. Ecco perché gli eventi aziendali hanno tutta questa rilevanza.

Attraverso la condivisione delle esperienze piacevoli si inseriscono dei legami emotivi con il brand, con le sue dinamiche, con il suo percorso e la sua storia.

Gestione professionale degli eventi

Proprio per la rilevanza sempre maggiore degli eventi è necessario per le aziende rivolgersi a esperti del settore per creare tutte le occasioni d’incontro che ritengono necessarie.

Nella vita aziendale nulla può essere lasciato al caso, soprattutto quando di mezzo c’è il buon nome di un marchio. Come abbiamo detto poco sopra gli eventi aziendali sono importanti perché devono creare un link emotivo con il brand.

Le esperienze condivise, alcuni gioielli per il palato assaporati in compagnia, delle sorprese ben studiate, della musica adatta, qualche filmato studiato ad hoc, degli interventi puntuali di figure autorevoli; insomma tutto questo è assolutamente funzionale ad entrare nel cuore degli ospiti. Ma tutto si deve svolgere nella massima professionalità, con i giusti ritmi e le adeguate misure.

Infatti, così come si può creare un link emotivo positivo, se l’evento è male organizzato si può creare anche link molto negativo. Un evento aziendale mal congeniato, con ritardi, sovrapposizioni, imprecisioni varie, problemi tecnici di ogni genere… Che immagine darà dell’azienda?

Quando viene posto un marchio su un evento bisogna ricordarsi che è la reputazione stessa del brand ad essere in gioco, nel bene e nel male. Per questa ragione non è possibile affidarsi al caso quando si parla di organizzazione eventi aziendali.

Come creare un evento aziendale indimenticabile

Creare un evento aziendale indimenticabile richiede cura e attenzione ai dettagli. Innanzitutto, è fondamentale scegliere una location che sia in linea con l’immagine e i valori dell’azienda. Un ambiente elegante e accogliente contribuirà a creare un’atmosfera positiva e raffinata. Inoltre, è importante pianificare un programma coinvolgente e interessante, con diverse attività che intrattengano gli invitati e li facciano sentire parte integrante dell’evento.

Il cibo e le bevande devono essere di alta qualità e ben presentati, in modo da soddisfare i gusti di tutti i partecipanti. Infine, non dimenticate di curare i dettagli, come la musica di sottofondo, la decorazione e i regali per gli ospiti. Un evento aziendale indimenticabile sarà un’occasione per creare connessioni significative tra l’azienda e i suoi invitati, lasciando un’impronta duratura nella loro memoria.

Un evento ben congeniato ha il potere di andarsi a fissarsi direttamente nella mente dell’invitato. L’invitato percepirà l’azienda non più soltanto come un marchio. Diverrà qualcosa di personale, legato ai suoi ricordi.

Per raggiungere questi obiettivi è evidente che serve una progettazione professionale dell’evento in ogni sua minima sfaccettatura e dettaglio. Innanzitutto servirà definire gli obiettivi con precisione, andando ad identificare il target, le emozioni da suscitare, i messaggi da far arrivare, le dinamiche da innescare.

In considerazione del budget sarà da andare ad identificare la giusta location. Per gli eventi aziendali è particolarmente importante puntare sull’esclusività e sulla bellezza della location.

Una conferenza in un sala di un prestigioso hotel, ad esempio, ha un suo fascino elegantissimo, ma se il nostro evento dovesse essere una cena di gala bisognerà optare per location più spettacolari rispetto al ristorante dell’hotel. Il contesto è fondamentale.

A questo punto l’agenzia eventi che organizza l’evento dovrà fornire una squadra adatta alle esigenze specifiche. Il team deve essere in sintonia, ma anche adatto al contesto della serata, alla tipologia di allestimento e all’atmosfera che si vuole andare a creare.

Così come sarà importante definire l’attrezzatura da utilizzare per le necessità dell’evento: tensostrutture, proiettori, impianto audio, palchi, illuminazione. Bisognerà dunque stilare un programma generale della serata ed una scaletta dettagliata che deve essere rispettata alla lettera. Le improvvisazioni difficilmente si rivelano utili in questo tipo di evento.

Ogni parte della scaletta deve essere attuata con precisione millimetrica, andando ad eliminare tempi morti, lungaggini varie, scene imbarazzanti e problemi tecnici di vario tipo. Tutto deve funzionare come in un orologio. Ogni ingranaggio ha il suo compito e tutto mira ad un solo risultato: la buona riuscita dell’evento aziendale.