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Il meeting aziendale è un evento utile all’interno della impresa, specialmente se conta molti dipendenti sparsi più filiali. Grazie a un meeting riesci a fare il punto della situazione, capire quali sono i metodi che funzionano e quali no, se ci sono strategie vincenti che possono essere adottate anche dagli altri o se invece vanno eliminate perché ormai obsolete.

Il meeting aziendale è anche l’occasione giusta per approfondire la conoscenza degli altri membri del team, specialmente quando ci sono nuove persone nel gruppo di lavoro. Insomma, è un’occasione per rendere più forte l’azienda, fare il punto della situazione e magari spiegare i nuovi prodotti e servizi quali sono.

Come organizzare un meeting aziendale

Sia grandi che piccole aziende possono fare un meeting. In base al numero di persone che parteciperanno ovviamente cambia il tipo di organizzazione. Ciò non toglie che è utile a tutti per fare il punto della situazione. Nonostante non sia obbligatorio e non tutti li facciano, per le grandi aziende un meeting è qualcosa di imprescindibile e deve essere organizzato a cadenza regolare.

Tipo di meeting

Quando inizi ad organizzare un meeting di lavoro, hai bisogno di capire come prima cosa qual è il suo scopo. Non si tratta infatti di un’occasione per far festa a lavoro, ma deve avere degli scopi ben precisi. Si possono raggruppare in diversi gruppi.

• C’è il meeting motivazionale, cioè il uso scopo è quello di motivare il gruppo. Nonostante nella maggior parte di questi incontri tra gli scopi c’è questo, alcuni sono pensati e organizzati unicamente con questa finalità. Coinvolgono tutti quanti i collaboratori, da quelli che hanno poche responsabilità fino a quelli di alto livello. Se tutti si sentono spronati a far meglio, l’azienda farà un ottimo passo avanti.
• C’è il meeting per il miglioramento aziendale, cioè che si occupa prevalentemente della gestione interna. Per esempio tra i punti principali in questo caso troviamo il miglioramento dell’offerta, la gestione dei processi organizzativi, i metodi di lavoro usati etc. Non è perciò l’occasione buona per parlare dei problemi dei dipendenti, per i quali ci sarà spazio ma piuttosto ristretto. Piuttosto questo è il momento buono per strutturare un programma, decidere quali sono i cambiamenti necessari nell’azienda e magari spiegare il funzionamento dei nuovi strumenti di lavoro che permettono di aumentare la produttività o comunque una miglior gestione del cliente per esempio.
• Ancora, esiste il meeting per la crescita aziendale, utile quando per esempio stai pianificando di espanderti e vuoi condividere tutti i tuoi progetti tra i soci dei vari settori. Così facendo puoi ottenere anche idee utili, che portano alla luce progetti e possibili problemi da risolvere il prima possibile.
• Infine ci sono i meeting che hanno lo scopo di riunire gli azionisti più importanti, per affrontare il tema che riguarda appunto l’andamento del valore di mercato.

Qual è il momento ideale per farlo

Ovviamente devi fissare una data e un’ora dell’incontro. Alcuni meeting possono richiedere l’intera giornata ed è per questo che solitamente vengono organizzati la domenica, specialmente per le grandi aziende che non possono certo permettersi di bloccare per un interno giorno tutti i dipendenti in contemporanea.

Le aziende piccole possono fare meeting di una o due ore e decidere di ritagliare un po’ di tempo durante una giornata lavorativa che si prevede più tranquilla e con meno produttività.

L’importante è far sapere a tutti per tempo quando si tiene il meeting, a che ore e dove. Affinché nessuno lo dimentichi potete inviare una email o un whatsapp con dentro tutte le informazioni necessarie.

La location

Importantissima anche la scelta della location. Se come immaginiamo, questa è la prima volta che organizzi un meeting aziendale, è probabile che non hai già un posto di fiducia dove organizzarla. Il nostro suggerimento perciò è di fare attenzione al momento della scelta a una serie di aspetti importanti.

Evita di farlo in sede se hai molti dipendenti, una opzione invece valida per chi ha una piccola azienda, per esempio con meno di 10 o 15 dipendenti.

Assicurati che il salone dove lo organizzi ti metta a disposizione tutti gli strumenti necessari per fare un buon lavoro. Lavagne, proiettori, Wifi, sedie etc.

Se il meeting dura tutta la giornata chiedi se i proprietari possono organizzarti un buffet; oppure, puoi pensare di contattare un ristorante della zona per chiedere un menù a prezzo agevolato. Una società di catering ti può aiutare se hai tantissimi dipendenti, un ristorante va bene per gruppi più ristretti di persone.

Controlla che ci sia parcheggio nelle vicinanze. Probabilmente molte persone arrivano da diversi punti della città o addirittura da fuori, perciò il posto macchina è essenziale. Meglio ancora se è ben collegato anche con gli autobus o la stazione dei treni.

Obiettivi e pianificazione

Non dimenticarti che lasciare un meeting aziendale sotto la scia dell’improvvisazione non è mai una buona idea. Non lo può essere perché così facendo rischi soltanto di perdere il punto della situazione, focalizzarti su argomenti meno rilevanti etc. Hai bisogno quindi come abbiamo visto prima di porti degli obiettivi. Perché stai facendo il meeting?

Vuoi motivare i tuoi collaboratori? Devi presentare un nuovo strumento? Vuoi parlare dei cambiamenti che ci saranno nell’azienda? Ci sono nuovi prodotti da lanciare? Hai deciso di ampliare l’azienda? Una volta che capisci qual è l’obiettivo del meeting aziendale puoi buttare giù una scaletta ben definita sui temi da trattare. Pianifica, organizza, scegli gli argomenti e quanto tempo dedicare a ognuno.

Non sottovalutare il tempo da dedicare alle eventuali domande, soprattutto se stai presentando prodotti, servizi o strumenti nuovi. Se nelle riunioni motivazionali è facile che il momento delle domande sia alla fine usato per qualcosa di diverso, è probabile che quando si parla di cose pratiche, le persone facciano domande e vogliono risolvere una serie di dubbi.

Prenditi il giusto tempo per organizzare un meeting aziendale, devi prenotare una stanza, eventuali ristoranti e alberghi, decidere bene di cosa parlare, contrattare eventuali oratori e ovviamente, avvisare tutti i tuoi dipendenti per tempo così che si organizzino.