Pianificare

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E' con il cliente che ci piace iniziare questa attività. Non siamo un'agenzia ma un'organizzazione che pianifica e ottimizza tutte le attività legate alla produzione di un evento.

Che sia una mostra, un festival oppure una convention abbiamo tutte le competenze per affiancarvi nel trovare tutte le soluzioni adatte alle vostre esigenze. Vi affianchiamo con la consulenza fino alla realizzazione esecutiva, gestendo tutto il progetto.

Il metodo

Seguiamo una logica schematica dove è necessario e lo siamo meno, quindi più liberi e aperti, quando le esigenze artistiche ne hanno bisogno. Nel nostro lavoro non condizioniamo le scelte artistiche con le soluzioni tecniche ma cerchiamo di sostenere l’artista e le sue scelte per risolvere le problematiche che solitamente vanno in conflitto con le esigenze tecniche. L’esperienza ci insegna che tutto è possibile realizzare, ci vuole solo metodo, impegno e competenza per arrivare al risultato.

Le fasi o processi, di cui ci occupiamo, le gestiamo in modo diretto e indiretto o meglio quelle dirette sono quelle attività che svolgiamo internamente e quelle indirette che realizziamo in outsourcing con i nostri partner.

Si parte da un’idea, che man mano si sviluppa prima in bozza, e poi in un vero e proprio progetto. Solo a questo punto, si può partire con la programmazione, e con le successive fasi quali la ricerca della location, l’esecuzione del progetto, l’analisi dei costi, la pianificazione e la produzione dell’evento.

Idea e programmazione

Per organizzare un buon evento vi è bisogno di un’idea di fondo e uno scopo: un evento culturale per rivalutare un dato territorio, una serata karaoke per aumentare l’affluenza in un pub, oppure uno spettacolo in una location culturale per raccogliere fondi e ristrutturare beni pubblici. L’idea deve poi essere valutata, rielaborata, e pensata nei minimi dettagli. È così che nasce il progetto da cui si svilupperà tutto l’evento. Con il progetto alla mano si possono programmare le varie fasi, per cominciare a sviluppare l’evento. Non dimenticare di stabilire un budget massimo da destinare all’organizzazione, e definire quali sono le risorse necessarie che mancano affinché si sviluppi l’evento, e quali sono le riscorse che si hanno a disposizione.

Ricerca Location

Ogni evento ha bisogno della sua location. Questa, però, deve essere adatta e funzionale all’evento. La location va scelta non solo in base alla sua bellezza o alla sua suggestività, ma anche al periodo dell’anno in cui si svolgerà l’evento, in base alla sua grandezza, e in base al tipo di struttura. Anche i costi sono una caratteristica da tenere in considerazione, in quanto buona parte del budget dovrà essere destinato anche a ospiti e referenti, tecnologie, arredo ed eventuali strutture da allestire. La location, inoltre, deve essere in linea con la logica dell’evento.

Progetto esecutivo

Dopo aver scelto la location, è necessario stendere un progetto esecutivo. Per progetto esecutivo si intende una bozza di come sarà l’evento, attraverso un disegno e descrizioni precise. All’interno di questo si stabiliscono quali sono i lavori da realizzare, quali sono le tecnologie necessarie e dove andranno installate, come verrà posizionato l’arredo, e quali sono i costi relativi a tale progetto. Il progetto esecutivo deve essere preparato in modo tale che ogni elemento sia identificabile, ed eventualmente modificabile.

La struttura organizzativa

L’organizzazione è formata da un gruppo di persone che lavorerà insieme in grado di generare meccanismi di funzionamento più rapidi ed efficienti, ad esempio: di tipo Artistico, Produzione, Tecnico e Servizi, in questo modo abbiamo il controllo dettagliato di tutte le attività.

Nello specifico il settore “Artistico” relativo alle attività ideative e creative, formato da coloro che partecipano alla definizione dei contenuti;
La “Produzione” relativo alla parte organizzativa dell’evento.
Il settore “Tecnico” formato da un direttore tecnico che gestisce i lavori e da collaboratori specifici dei diversi ambiti luce, suono, video e tutto quello necessario alla realizzazione.
I “Servizi” formato da coloro che svolgono le mansioni dei servizi operativi tipo addetti alla sicurezza e alle emergenze, prima accoglienza ecc.

Ogni singolo dettaglio e servizio deve essere pensato e coordinato nel giusto modo perchè controllare e gestire ogni singolo ambito non è semplice, ogni evento ha insita in sé una certa percentuale di rischio, tali da generare maggiori probabilità di insuccesso, le cause possono essere ad esempio la scelta della location, il periodo, il clima, le problematiche logistiche.

Analisi dei costi

Con il progetto esecutivo alla mano si può dunque procedere con l’analisi dei costi. A quanto ammontava il budget stabilito nella prima fase di programmazione? Nel frattempo sono entrate nuove risorse? A quanto ammontano i costi? L’organizzatore deve rispondere a queste domande e valutare se il budget riesce a coprire interamente i costi. È sempre bene mantenere un piccolo margine nel budget per coprire eventuali spese impreviste. Qualora i costi dovessero superare il budget iniziale è necessario rivedere l’intero progetto, tornando alla fase precedente, o eventualmente, se non si dovesse trovare una soluzione tramite la riorganizzazione del progetto esecutivo, ripartire da una nuova idea simile o completamente diversa da quella iniziale.

Pianificazione

Se i costi sono completamente coperti dal budget iniziale, allora si può procedere con la pianificazione. Pianificare significa incominciare a coordinare il progetto, ed entrare nell’organizzazione vera e propria. In questa fase si stabiliscono i ruoli dei partecipanti al progetto, e si cominciano a definire i primi dettagli. È importante nominare un responsabile di progetto, che coordinerà il team. Dopo aver rivisto ciò che è stato fatto nelle fasi precedenti, si stabilisce ciò che deve ancora essere fatto e da chi, si stabiliscono le scadenze, e si individuano eventuali criticità. Infine, si prevedono eventuali problemi, e si propone un modo per correggerli, così da non incorrere in errori costosi che potrebbero far fallire l’intera organizzazione.

Produzione

Con la produzione del progetto si completa la prima fase di organizzazione. A questo punto devono essere portati a termine i punti stabiliti durante la pianificazione. In questa fase, il responsabile di progetto comunicherà con il team tenendolo aggiornato sullo stato di avanzamento dei lavori, interverrà in caso di problemi, e coordinerà le varie fasi del lavoro assicurandosi che ne siano rispettate le scadenze. Quando tutto sarà pronto si potrà procedere con la seconda fase organizzativa, che prevede l’allestimento, la preparazione della scenografia, e la disposizione delle varie tecnologie.

Il completamento

La creazione del piano generale dell’evento ti consentirà di garantire che ogni aspetto rimanga in linea, oltre a semplificare il coordinamento generale dell’evento.

A questo punto, dopo aver completato tutti i passi della prima fase, si può passare con la seconda fase, che prevede anche l’allestimento del progetto vero e proprio, e con quelle successive, ovvero la promozione e lo svolgimento dello stesso.