E' con il cliente che ci piace iniziare questa attività. Non siamo un'agenzia ma un'organizzazione che pianifica e ottimizza tutte le attività legate alla produzione di un evento.
Che sia una mostra, un festival oppure una convention abbiamo tutte le competenze per affiancarvi nel trovare tutte le soluzioni adatte alle vostre esigenze. Vi affianchiamo con la consulenza fino alla realizzazione esecutiva, gestendo tutto il progetto.
Il metodo
Seguiamo una logica schematica dove è necessario e lo siamo meno, quindi più liberi e aperti, quando le esigenze artistiche ne hanno bisogno. Nel nostro lavoro non condizioniamo le scelte artistiche con le soluzioni tecniche ma cerchiamo di sostenere l’artista e le sue scelte per risolvere le problematiche che solitamente vanno in conflitto con le esigenze tecniche. L’esperienza ci insegna che tutto è possibile realizzare, ci vuole solo metodo, impegno e competenza per arrivare al risultato.
Le fasi o processi, di cui ci occupiamo, le gestiamo in modo diretto e indiretto o meglio quelle dirette sono quelle attività che svolgiamo internamente e quelle indirette che realizziamo in outsourcing con i nostri partner.
Si parte da un’idea, che man mano si sviluppa prima in bozza, e poi in un vero e proprio progetto. Solo a questo punto, si può partire con la programmazione, e con le successive fasi quali la ricerca della location, l’esecuzione del progetto, l’analisi dei costi, la pianificazione e la produzione dell’evento.
Idea e programmazione
Per organizzare un buon evento vi è bisogno di un’idea di fondo e uno scopo: un evento culturale per rivalutare un dato territorio, una serata karaoke per aumentare l’affluenza in un pub, oppure uno spettacolo in una location culturale per raccogliere fondi e ristrutturare beni pubblici. L’idea deve poi essere valutata, rielaborata, e pensata nei minimi dettagli. È così che nasce il progetto da cui si svilupperà tutto l’evento. Con il progetto alla mano si possono programmare le varie fasi, per cominciare a sviluppare l’evento. Non dimenticare di stabilire un budget massimo da destinare all’organizzazione, e definire quali sono le risorse necessarie che mancano affinché si sviluppi l’evento, e quali sono le riscorse che si hanno a disposizione.Ricerca Location
Ogni evento ha bisogno della sua location. Questa, però, deve essere adatta e funzionale all’evento. La location va scelta non solo in base alla sua bellezza o alla sua suggestività, ma anche al periodo dell’anno in cui si svolgerà l’evento, in base alla sua grandezza, e in base al tipo di struttura. Anche i costi sono una caratteristica da tenere in considerazione, in quanto buona parte del budget dovrà essere destinato anche a ospiti e referenti, tecnologie, arredo ed eventuali strutture da allestire. La location, inoltre, deve essere in linea con la logica dell’evento.Progetto esecutivo
Dopo aver scelto la location, è necessario stendere un progetto esecutivo. Per progetto esecutivo si intende una bozza di come sarà l’evento, attraverso un disegno e descrizioni precise. All’interno di questo si stabiliscono quali sono i lavori da realizzare, quali sono le tecnologie necessarie e dove andranno installate, come verrà posizionato l’arredo, e quali sono i costi relativi a tale progetto. Il progetto esecutivo deve essere preparato in modo tale che ogni elemento sia identificabile, ed eventualmente modificabile.La struttura organizzativa
L’organizzazione è formata da un gruppo di persone che lavorerà insieme in grado di generare meccanismi di funzionamento più rapidi ed efficienti, ad esempio: di tipo Artistico, Produzione, Tecnico e Servizi, in questo modo abbiamo il controllo dettagliato di tutte le attività.
Nello specifico il settore “Artistico” relativo alle attività ideative e creative, formato da coloro che partecipano alla definizione dei contenuti;
La “Produzione” relativo alla parte organizzativa dell’evento.
Il settore “Tecnico” formato da un direttore tecnico che gestisce i lavori e da collaboratori specifici dei diversi ambiti luce, suono, video e tutto quello necessario alla realizzazione.
I “Servizi” formato da coloro che svolgono le mansioni dei servizi operativi tipo addetti alla sicurezza e alle emergenze, prima accoglienza ecc.
Ogni singolo dettaglio e servizio deve essere pensato e coordinato nel giusto modo perchè controllare e gestire ogni singolo ambito non è semplice, ogni evento ha insita in sé una certa percentuale di rischio, tali da generare maggiori probabilità di insuccesso, le cause possono essere ad esempio la scelta della location, il periodo, il clima, le problematiche logistiche.
