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Come organizzare un evento aziendale

Un evento è importante per chi lo organizza e per i partecipanti. E’ capitato a tutti almeno una volta nella vita di partecipare ad una serata ufficiale; cosa vi ricordate? Anche a distanza di tempo vi ricordate certamente la location, se il cibo era buono o deludente, se la musica era troppo alta o troppo bassa, se le altre persone erano interessanti o meno e via dicendo. Tutte queste sensazioni ed emozioni, sono il risultato dell’evento stesso. I partecipanti devono essere coinvolti, bisogna farli divertire o interessare, occorre rapirli durante i discorsi, altrimenti si annoiano. Allora se vi ritrovate e vi riconoscete continuate a leggere per capire perché è così importante organizzare eventi aziendali.

Le aziende, attraverso le manifestazioni, comunicano, spiegano, informano… e vendono. Gli invitati ad un evento aziendale, che possono essere anche clienti esterni, vivono un’esperienza che vale molto di più di un’azione di marketing diretta.

Tipologie di eventi aziendali

Nel mondo business si possono citare tre tipologie di evento, diverse per tipo di utente finale. Ecco quali sono e le loro differenze:

  • evento consumer: realizzato per l’utente finale, cioè il cliente. Questo tipo di evento è anche paragonabile ad una fiera. Non lo è necessariamente, ma talvolta le due cose si fondono, anche perché una fiera è di per sé un evento
  • evento corporate: pensato per il solo personale interno all’azienda; tutta la società esempio 500 persone, oppure per dipartimento esempio ufficio vendite 50 persone
  • evento trade: ideato per la promozione dell’azienda presso i partners commerciali

All’interno di queste tre categorie si possono trovare ulteriori specifiche, diverse per tipo di obiettivo finale. Allora si può definire che un evento è:

  • commerciale quando il focus è sulla vendita. L’azienda vuole vendere e nient’altro, si spinge il prodotto, finalizzando le vendite
  • promozionale quando si desidera promuovere un prodotto, un servizio, un brand. L’intenzione è proprio quella di far conoscere una referenza nuova o rilanciarne una già datata
  • informativo quando l’intenzione è quella di informare ma anche di sensibilizzare. Gli utenti finali vengono coinvolti in campagne sociali, azioni benefiche e simili

Ciò che accomuna tutti gli eventi aziendali è: il discorso di apertura e quello di chiusura, il catering, la musica, i gadget, gli omaggi. Si aggiungono, in base al tipo di evento aziendale: le proiezioni di qualcosa di affine al tema trattato e gli interventi mirati da parte di persone di spicco. Affinché un evento aziendale abbia successo, non devono mancare le basi organizzative e soprattutto non bisogna mai perdere di vista lo scopo per il quale lo si sta facendo.

Scopo. Target. Budget: cosa sono e come influiscono

Lo scopo è il vero e unico motivo per cui un’azienda decide di organizzare un evento. Siccome il legame con il target e con il budget è molto stretto, non si può non avere ben chiaro questo punto.

L’enorme differenza che c’è tra: un evento promozionale, esempio l’ultimo modello di smartphone del marchio oppure l’ultimo modello di auto full electric appena immessa nel mercato. E: un evento benefico, nel quale si chiede ai partecipanti di fare della beneficenza per un’associazione no profit che opera nei Paesi del quarto mondo; è una differenza, come detto all’inizio, immensa.

Allora, in azienda, prima ci si interroga sul “perché”, sul “per chi”, sul “a che pro” e poi si pianifica tutto il resto. Avendo definito l’obiettivo si prosegue organizzando tutto il resto in funzione del target e del budget.

 

Il target è il solo taglio di interesse verso i partecipanti. Dunque chi sono? Cosa fanno? Cosa cercano?

Se l’azienda conosce il suo pubblico, avrà maggiori opportunità di successo, proponendo qualcosa di accattivante e di sensazionale.

Una volta profilato il target, si analizzano i bisogni e gli si offre una risposta a tutte le domande; possibilmente ancor prima che vengano poste.

Il successo di un evento aziendale consiste nel carpire le esigenze dei partecipanti (invitati dall’azienda) e anciparne le mosse; con soluzioni rapide, solide e trasparenti.

È fondamentale avere in mente un utente finale “tipo”, per garantire un’esperienza efficace nel modo più efficiente.

 

Il budget è il valore economico, null’altro. Quanto può spendere l’azienda per organizzare questo evento? Oppure anche: quanto si vuole investire per l’evento aziendale?

E’ necessario prendere in considerazione lo scopo e il target, per attribuire il budget corretto.

Sfatiamo il mito dell’evento aziendale a costo zero, non esiste. Magari viene detto ma non è certo così. Un evento aziendale può essere organizzato in economia, cioè impiegando un budget limitato.

Gli eventi aziendali finiscono dritti dritti nel conto economico, pertanto il budget va calcolato minuziosamente, evitando possibilmente gli sprechi.

 

Insomma progettare, ideare, organizzare un evento non è così facile. Per le agenzie di eventi è più semplice perché il team sa come muoversi e come operare. Meglio non procedere a tentoni, perché si rischia un flop e nessuna azienda organizza un evento per averne un riscontro negativo.

L’evento aziendale è ormai un must al quale parecchie persone, dipendenti e clienti, sono abbastanza abituati. Se ben realizzato garantisce successo in termini di notorietà e serietà. Realizzare un’esperienza indimenticabile per l’utente finale lo fidelizza e permette all’azienda di accrescere la reputazione del suo marchio. Non importano le dimensioni dell’azienda, un evento è lo strumento valido per tutti. Dato l’ampio margine di personalizzazione di un evento, anche le PMI possono promuoversi in questo modo; sfruttando un canale che è già stato ampiamente battuto e che funziona sempre.

I creativi sono i professionisti di questo mestiere. L’organizzazione di un evento aziendale richiede tra le altre, doti dinamiche, solari, intraprendenti, versatili. La caratteristica che sta alla base di una persona che organizza un evento aziendale è la creatività.

 

Ricapitolando: è così importante e fondamentale organizzare un evento aziendale? Sì, per comunicare, spiegare, informare, aiutare e qualsiasi altra azione valida si voglia proporre.

Infine non va sottovalutato l’aspetto dell’aggregazione, tanto più un evento aziendale crea coesione, tanto più sarà di valore il risultato finale.